DMS-Kunst der strukturierten Einführung

• Überblick: Dokumenten-Management-Systeme
• Von der Informationsbeschaffung bis zur Auftragsvergabe
• Gestaltung eines erfolgreichen Projektmanagements
• Was man nicht planen kann (Blockadehaltung, Befindlichkeiten und weitere Überraschungen)
• Überprüfung der Arbeitsprozesse
• Beispiel für eine gute Anbindung eines DMS an ein Fachverfahren
• Die Einführung des DMS im Arbeitsalltag
• Verfahrensdokumentation
• Kosten/Nutzen-Betrachtungen
• Ausblick: von der digitalen Akte zum virtuellen Arbeitsprozess

Ziel des Workshops ist es, den Teilnehmenden systematisch und anschaulich Hintergründe, Handlungsschritte und Tools zur erfolgreichen Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) aufzuzeigen. Anhand typischer Herausforderungen beim Implementieren eines DMS lernen die Teilnehmenden situationsbezogen, wie sie mit Blick auf die eigene Verwaltung individuell passende Lösungsstrategien entwickeln. Auch wer mit klug durchdachtem Projektmanagement bei der Einführung eines DMS vorgeht, wird üblicher Weise nach der Einführungsphase bestimmte Prozesse noch einmal nachjustieren müssen. Der Workshop stellt auch hierfür geeignete Methoden vor und zeigt, wie man Kolleg:innen bzw. Beschäftigte von Anfang an gut bei der Einführung des DMS "mitnehmen" kann.

Zielgruppe: Amtsleiter:innen, Projektleiter:innen, Abteilungsleiter:innen und Beschäftigte