Schwerpunkte
- E-Rechnung: Begriff und Bestandteile; Praktische Vorgehensweise bei der Umstellung und Vermeidung von Fehlerquellen; Organisatorische Anforderungen an den elektronischen Workflow, an die elektronische revisionssichere Archivierung und Wiederherstellung unter Berücksichtigung der GoBD
- Dokumenten-Management-Systeme (DMS): Anforderungen; Einflussfaktoren; Anbindung an Fachverfahren; Verfahrensdokumentation; Digitalisierung von Papierdokumenten durch Scannen
- E-Akte: Elektronische Aktenbearbeitung und Aktenführung
- E-Archiv
Arbeitsmittel
Die Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) ist für die Öffentliche Verwaltung bereits Pflicht und gilt durch das Wachstumschancengesetz nun ab 2025 auch für alle anderen Unternehmen. Im Seminar wird aufgezeigt, wie die Zeit bis zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung inkl. der stufenweisen Pflicht zum Versand von E-(Ausgangs)Rechnungen am besten genutzt werden kann. Die Teilnehmenden erfahren die rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen an die E-Rechnung und ihren neuen elektronischen Workflow sowie an die revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten. Letztere erfolgt in der dann erforderlichen E-Akte auf Basis eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). Dabei werden die besonderen Herausforderungen bei der Einführung und Erstellung einer Verfahrensdokumentation in den Blick genommen. Abschließend werden praktische Empfehlungen aus der Umsetzung anderer E-Rechnungs-, E-Akten- und DMS-Projekte und ihren Herausforderungen gegeben sowie eigene mitgebrachte Fragen ausführlich beantwortet.
Zielgruppe
Zielgruppe: Leiter:innen und Beschäftigte aus dem Haushalts- und Rechnungswesen sowie Beschäftigte aus Kommunalverwaltungen, die mit der Prozessgestaltung und -organisation der E-Rechnung betraut sind.